Oficinas inteligentes: así se transforma el espacio de trabajo gracias a la tecnología

Hablamos de oficina inteligente para designar un espacio de trabajo que cuenta con un importante componente tecnológico. Esta tecnología se utiliza de manera activa con el objetivo último de mejorar los ingresos de la compañía que la implanta, ya sea optimizando la productividad de los trabajadores gracias a una mejora de su experiencia y condiciones laborales, ya sea reduciendo costes, sobre todo gracias a la eficiencia energética que permitirá reducir el consumo de ésta.

Se trata de un concepto de especial relevancia hoy en día, gracias a la popularización de tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA), la automatización de tareas, o el internet de las cosas (IoT). No todas las empresas están preparadas para implantar el mismo nivel de inteligencia dentro de sus oficinas, pero desde luego si no ha empezado, es hora de ponerse con ello para no quedar atrás.

Breve historia de las oficinas inteligentes

El término de oficina inteligente está estrechamente ligado a la evolución tecnológica de los últimos años, con la aparición de los ordenadores, internet y las nuevas tecnologías. Ya en los años noventa con la generalización de las primeras computadoras comienzan a aparecer artículos que analizan su uso transformativo dentro de los espacios de trabajo, aunque puede decirse que el concepto comienza incluso antes, en los setenta y ochenta con las primeras máquinas como las fotocopiadoras y el fax, que revolucionaron la forma de trabajar.

La popularización de internet fue la siguiente revolución que transformó las oficinas, sobre todo la comunicación entre éstas. El correo electrónico como forma de intercambio de información instantánea fue otro punto de inflexión en la denominada oficina inteligente.

Ya pasada la década de los dos mil comienza la aparición y extensión de la computación en la nube, con la gestión en remoto de documentos y colaboración entre usuarios. Esa misma década llegan los primeros móviles inteligentes, que propician el acceso a la información e infraestructura desde cualquier lugar. A partir de ahí ya comienzan a surgir las tecnologías actuales que consideramos como puntales de una oficina inteligente en la época actual.

Características principales de las oficinas inteligentes

Hablar de oficinas inteligentes es un concepto demasiado amplio, ya que como hemos visto casi todas las oficinas incorporan hoy en día algún elemento tecnológico. Sin embargo, diremos que una oficina es inteligente cuando cumpla varias de las principales características de este tipo de espacios laborales:

• Utilización de tecnología avanzada
• Automatización de tareas repetitivas o de poco valor
• Uso de dispositivos y conectividad
• Espacios de trabajo flexibles y adaptables a las circunstancias

Tecnologías clave

Sensores y dispositivos IoT

Por Internet de las Cosas, o Internet of Things (IoT) por su denominación en inglés, hablamos de la serie de dispositivos que no son puramente computacionales -como el ordenador o el teléfono móvil- y que disponen de conexión a internet para comunicarse con la nube o entre ellos mismos. Estos dispositivos suelen incorporar un microprocesador informático de bajo coste que les permite además realizar ciertas tareas básicas en el propio dispositivo.

Hablamos de coches, relojes, básculas, electrodomésticos o incluso cepillos de dientes en el ámbito doméstico. En las oficinas, uno de los elementos clave del Internet de las Cosas son los sensores y accionadores inteligentes, así como cualquier maquinaria conectada.

Permiten, por ejemplo, controlar el clima y la iluminación de un edificio, no sólo en función de la temperatura o el momento del día, sino también de la ocupación de determinadas zonas. Otro tipo de sensores posibilitan la realización de tareas optimizadas de limpieza, cambiando rutinas y horarios asignados por una limpieza que prioriza las zonas más utilizadas o sucias.

También facilitan el control de los empleados mediante sus teléfonos móviles, wearables o gracias a datos biométricos, dando o quitando el acceso a determinadas zonas de las oficinas.

Inteligencia artificial, LLM y Machine Learning

La inteligencia artificial lleva años evolucionando, pero la aparición a comienzos de la década de los 2020 de los denominados grandes modelos de lenguaje (LLM, Large Language Models) y la inteligencia artificial generativa ha supuesto una verdadera revolución en la forma de trabajar de muchas profesiones.

El uso de chatbots o la automatización de tareas que hasta hace un par de años requerían de una persona ha puesto en marcha un profundo cambio en la organización del trabajo de oficina, de consecuencias difíciles de prever.

Realidad aumentada y realidad virtual

Otra de las tecnologías con un amplio uso en el mundo empresarial y de la oficina inteligente es el de la realidad virtual (VR, virtual reality) y realidad aumentada (AR, augmented reality). Hablamos de realidad virtual cuando simulamos un espacio completamente nuevo dentro de otro, generalmente mediante el uso de gafas o cascos adaptados. La realidad aumentada, en cambio, utiliza el entorno actual para añadir sobre él elementos virtuales, y se puede realizar tanto mediante cascos como con pantallas tradicionales y cámaras y sensores.

Estas tecnologías son muy útiles en determinadas profesiones como la arquitectura o la decoración, permitiendo la simulación de espacios o su aplicación en escenarios reales hasta ahora inédita.

La VR o AR también puede utilizarse para crear conferencias o reuniones desde puntos remotos con una experiencia inmersiva total, donde además se comparten documentos u otros elementos.

Plataformas de colaboración en la nube

La nube está cada vez más presente en la gestión de las oficinas en multitud de servicios. Se trata de una serie de servidores descentralizados que alojan ficheros de manera transparente para el usuario. El empleado no debe preocuparse ni dónde ni cómo se almacenan sus archivos, simplemente conectarse al servicio disponible en la nube y trabajar.

Este tipo de sistemas ofrece varias ventajas, siendo dos las principales: permiten su acceso desde cualquier parte del mundo sincronizando los archivos (puedes seguir el trabajo en casa en el mismo punto donde lo dejaste en la oficina) y dan posibilidades colaborativas (por ejemplo, editar un archivo entre varias personas mientras se conversa por videollamada).

Software de gestión de edificios y espacios

Por último se encuentra el software de gestión de edificios. Se trata de un programa que aúna y permite controlar todo este tipo de servicios anteriormente comentados. Suele estar también conectado en la nube y generalmente se accede a él a través de teléfonos móviles. Así, porteros, gestores del edificio o personal de mantenimiento pueden tener datos en tiempo real que ayuden al control y gestión de la oficina.

Beneficios de las oficinas inteligentes

Como cualquier tipo de tecnología, el objetivo último es una mejora económica para la empresa, ya sea mediante el ahorro o la generación de ingresos adicionales. Las oficinas inteligentes suponen un coste tanto de creación como mantenimiento, y tenemos siempre que asegurarnos que en un medio plazo el ahorro generado sea superior a sus costes de implantación, algo que en estos casos es relativamente sencillo de conseguir.

En cuanto a los beneficios mediante el ahorro, se encuentran:

• Eficiencia energética: ahorro de iluminación, climatización y otros costes eléctricos
• Optimización del espacio: un uso inteligente de los espacios permite ahorrar en espacio necesario y alquileres
• Sostenibilidad: ahorro en papel y en la gestión de residuos
• Seguridad: las mejoras en la seguridad implican ahorro de costes y empleados de seguridad

Por otra parte, los principales beneficios asociados a un aumento de la productividad de los empleados:

• Flexibilidad y movilidad: mejoras en el teletrabajo y colaboración entre empleados
• Mejoras en la salud: la ergonomía o el control de la temperatura mejoran la salud de los trabajadores
• Automatización de tareas repetitivas: El software y la IA ayudan con la gestión del correo, el calendario y las reuniones evitando tareas repetitivas
• Reducción de interrupciones en el trabajo: Los estados y el software colaborativo permiten mejorar el foco y la concentración de los empleados

Diseño, gestión y mantenimiento de espacios inteligentes

Existen múltiples formas para la gestión de oficinas inteligentes. Lo más común, no obstante, es el uso de un sistema de gestión de edificios (BMS, Building Management Systems). Se trata de sistemas que automatizan y coordinan las diferentes tareas de una oficina inteligente.

Desde la climatización a la megafonía, desde la limpieza a la vigilancia. Tener un único sistema de control de toda una oficina inteligente a través de un BMS ofrece, sobre todo, simplicidad y conveniencia, y facilidad de uso para una gran cantidad de usuarios. El sistema BMS tiene una parte de hardware y otra de software y, normalmente, requiere de una inversión extra. Además, en algunos casos pecan de falta de flexibilidad o personalización, pero son a día de hoy la opción más eficaz para la gestión y mantenimiento de espacios inteligentes.

Retos, desafíos y tendencias futuras de las oficinas inteligentes

Con un concepto que evoluciona tan rápidamente como el de las oficinas inteligentes, es frecuente encontrar en él un desafío de primeras, y se puede caer en la tentación de poner antes en la balanza sus inconvenientes que sus ventajas.

Los cuatro principales retos que tienen hoy en día las oficinas inteligentes son:

• Costos iniciales de implementación: aunque cada vez se reducen más, implementar una oficina inteligente tiene unos costes. Siempre debemos tener en cuenta los beneficios que aporta, así como el periodo de tiempo en el que se recuperarán los costes de implementación, que no son demasiado distintos de los de cualquier otra inversión.
• Resistencia al cambio por parte de los empleados: un problema frecuente, sobre todo si contamos con empleados de edad más avanzada. La reticencia a utilizar nuevas herramientas tecnológicas es una barrera importante, sobre todo para aquellos que llevan toda la vida haciendo las cosas de una manera. Aquí es importante la asesoría y la formación de los trabajadores.
• Seguridad cibernética y protección de datos: con todos los datos de la empresa en la nube e informatizados, debemos preocuparnos por otro tipo de seguridad. Los "ladrones cibernéticos" son un problema para muchas compañías. Es un apartado muchas veces ignorado por algunas empresas, pensando que nunca les llegará a pasar a ellos, pero desgraciadamente más frecuente de lo que puede parecer.
• Interoperabilidad de sistemas y dispositivos: ante tal variedad de aparatos presentes hoy en día en una oficina inteligente y la rápida evolución de estos, la interoperabilidad de estos es otro de los retos que se afronta hoy en día. Que nuestros dispositivos se entiendan entre ellos es fundamental y no siempre trivial. Hay que tener además en cuenta que la elección de un tipo de tecnología o compañía tecnológica puede suponer atarse a ella para siempre debido a los costes existentes en sectores donde no existen estándares que permitan esta comunicación.

En definitiva, tener una oficina inteligente a día de hoy es más una necesidad que una opción. Sin embargo, supone diferentes retos a los que hacer frente, y una especialización tecnológica que no siempre es obvia.